ETAP PIERWSZY
Dobór okularów
Umiejętność sprawnego oraz rzetelnego doboru okularów (wybrania modelu odpowiednio do potrzeb oraz wymagań klienta) jest jednym z kluczowych elementów naszej pracy. Dzięki poznaniu oraz opanowaniu tego procesu jesteśmy w stanie pomóc każdemu z naszych klientów w uzyskaniu tego, na czym najbardziej mu zależy — okularów, które będą służyły nie tylko do odpowiedniej korekcji wzroku, ale również zaspokoją potrzeby estetyczne.
etap drugi
Analiza potrzeb i przekazanie szczegółów
Drugi etap procesu przyjęcia zlecenia to analiza mocy klienta oraz przeznaczenia okularów. Uzyskanie oraz przetworzenie takich informacji pomoże nam w zaproponowaniu opcji dodatkowych zwiększających zadowolenie z okularów. Pod koniec tego etapu należy przekazać klientowi wszystkie szczegóły związane z tym jak realizowane będzie zamówienie (jako, że nasz sposób działania jest trochę inny niż w przypadku standardowych zakładów optycznych).
Jeśli moc korekcji jest większa niż +/- 3,00 dioptrii sferycznej wspominamy o redukcji grubości, np:
„Moc korekcji w Pani / Pana / Twoim przypadku jest znacząca co może spowodować wystawanie soczewki poza krawędź oprawy lub znacząco zwiększyć masę wpływającą na komfort użytkowania okularów. Możemy ograniczyć te kwestię korzystając z redukcji grubości [dokonujemy prezentacji wzornika z redukcją grubości]”.
Bardzo ważne jest to, że użycie redukcji grubości jest sugestią. Oznacza to, że nie namawiamy na jej zastosowanie, lecz informujemy o realnym stanie i tym, jak okulary mogą wyglądać w przypadku wysokich mocy i braku redukcji.
Jeśli na recepcie lub w przekazie klienta znajduje się informacja, że okulary będą przeznaczone do komputera wspominamy o powłoce Ideal Max Blue UV (najlepiej w skrócie Blue UV):
„Jeśli okulary będą przeznaczone głównie do pracy z monitorem komputerowym to możemy skorzystać z powłoki Blue UV, która filtruje „niebieskie światło” dzięki czemu poprawia komfort długotrwałej pracy z komputerem [dokonujemy prezentacji powłoki Blue UV ze wzornika]”.
Należy pamiętać, że zastosowanie opcji dodatkowych ma wpłynąć jedynie na większe zadowolenie i komfort użytkownika. Nie przekłada się to bezpośrednio na „większe zyski” i nie chodzi o przekazanie droższego rozwiązania jako bardziej „dochodowego”.
- zamówienie rozpoczynamy od wypisania zlecenia
- informujemy o całkowitej kwocie oraz co się w niej zawiera
- przekazujemy informacje o czasie realizacji
- przekazujemy informacja o sposobie płatności
na przykład Mysia: „Zaczniemy od wypisania zlecenia gdzie zanotuję wszystkie informacje dotyczące nowych okularów. Na ich wykonanie potrzebujemy około X dni roboczych. Całkowity koszt to X, w okularach zamontowane zostaną soczewki okularowe z odpowiednią mocą wyprodukowane przez Jeleniogórskie Zakłady Optyczne. Do okularów dołączony będzie futerał, zestaw pielęgnacyjny oraz zestaw naprawczy. Okulary zostaną dostarczone kurierem na adres wskazany w zamówieniu. Płatność odbędzie się za pobraniem (przy odbiorze). Nasz kurier przyjmuje płatności gotówką oraz kartą”.
na przykład OFF Piotrkowska: „Zaczniemy od wypisania zlecenia gdzie zanotuję wszystkie informacje dotyczące nowych okularów. Na ich wykonanie potrzebujemy około X dni roboczych. Całkowity koszt to X, w okularach zamontowane zostaną soczewki okularowe z odpowiednią mocą wyprodukowane przez Jeleniogórskie Zakłady Optyczne. Do okularów dołączony będzie futerał, zestaw pielęgnacyjny oraz zestaw naprawczy. Okulary będzie można odebrać na miejscu, możemy również przesłać je kurierem (bez dodatkowych opłat). Płatność odbywa się przy odbiorze gotówką lub kartą”.
etap Trzeci
Przygotowanie zlecenia
Ostatni etap to skrupulatne wypełnienie zlecenia, uzyskanie zgód na przetwarzanie danych (niezbędnych do realizacji zamówienia) oraz przekazanie jego oryginały klientowi. Jest to też etap, podczas którego mogą pojawić się dodatkowe pytania klienta a jeśli nie – możemy zachęcić do ich zadania tak, aby klient odchodząc z potwierdzeniem zamówienia nie czuł się zagubiony i miał komplet wiadomości.
Przygotowujemy odpowiednie formularze (zlecenie oraz RODO) w zależności od języka, w jakim komunikujemy się z klientem.
Przed przystąpieniem do wypisywania zlecenia przekazujemy klientowi formularz RODO, prosimy o zapoznanie się z treścią oraz złożenie podpisu. Możemy w skrócie przekazać informację mówiącą o tym, że: “Do realizacji zamówienia niezbędne jest przetwarzanie pewnych danych osobowych, wspomnianych w formularzu. Dodatkowo w przypadku doręczenia okularów przesyłką kurierską, część danych niezbędnych do zrealizowania doręczenia przekazywana jest firmie DPD”,
Prosimy klienta o podanie podstawowych danych adresowych, numeru telefonu oraz adresu e-mail. Jednocześnie informujemy, że dane te są dla nas niezbędne jako, że dotyczą wykonania produktu medycznego lub są potrzebne do doręczenia.
Uzyskujemy informacje dotyczące mocy (potrzebujemy informacji słownej, wydruku z dioptromierza lub odczytujemy receptę). Więcej informacji o odczytywaniu recepty znajduje się tutaj.
Dokonujemy pomiaru rozstawu źrenic lub odczytujemy go z przekazanej recepty.
Umieszczamy w formularzu zlecenia nazwę modelu oraz wersję kolorystyczną w formacie liczbowym (I, II, III itp.) oraz słownym (niebieski, brązowy itp.)
Proponujemy klientowi skorzystanie z dodatkowej ochrony okularów, jaką jest ubezpieczenie. Na przykład: “Czy jest Pan / Pani zainteresowana dodatkową ochroną okularów poprzez ubezpieczenie?” W razie dalszych pytań posiłkujemy się tabliczką OCHRONA OKULARÓW, dostępną w języku polskim i angielskim.
Pytamy klienta, czy potrzebuję faktury lub paragonu. W przypadku wyboru faktury umieszczamy dane do jej wystawienia w odpowiednim polu.
Pokazujemy klientowi wypisany formularz oraz po kolei przechodzimy przez każdy segment potwierdzając wprowadzone dane.
Kompletujemy oryginał zlecenia, oryginał formularza RODO, pakujemy w kopertę i przekazujemy klientowi. Bardzo dobrym krokiem na tym etapie jest zapytanie klienta czy ma jakieś dodatkowe pytania. Jeśli nie – możemy powiedzieć, że z naszej strony to już wszystko i w razie dodatkowych pytań może kontaktować się z nami używając danych ze zlecenia.