Baza wiedzy
Na tej stronie znajdziesz wszystkie informacje, które będą pomocne, a zarazem kluczowe we wszystkich aspektach pracy.
PODSTAWOWE INFORMACJE ZWIĄZANE Z NASZĄ MISJĄ ORAZ KULTURĄ PRACY
Wstęp
Poniżej znajdziesz podstawowe informacje dotyczące Gloomy Sunday, naszej misji oraz kultury pracy, jaką staramy się utrzymywać zarówno w stosunku do naszych klientów, jak i pozostałych członków zespołu.
Gloomy Sunday to naturalne połączenie marki okularów oraz zakładu optycznego. Oferowane przez nas produkty (okulary) znajdują się pod naszym „wpływem” od samego początku (projektu, produkcji) po ten ostateczny, czyli przekazanie klientowi gotowych okularów korekcyjnych.
Projektowane przez nas okulary dostępne są jedynie w naszych lokalizacjach stacjonarnych oraz sklepie online — nie są dostępne w innych zakładach czy salonach optycznych.
Naszą misją, a zarazem głównym celem jest dostarczanie klientom okularów, które spełnią ich wymagania zarówno w sferze estetycznej, jak i technicznej a dodatkowo będą posiadały odpowiednią cenę, będącą alternatywą do funkcjonujących na skostniałym rynku rozwiązań.
Cena naszych okularów to suma kosztów materiałów niezbędnych do ich wykonania oraz naszej pracy. Nie przenosimy na naszych klientów dodatkowych (i zbędnych) kosztów (jak koszty marketingowe). Cały proces (od projektu po dostarczenie gotowych okularów korekcyjnych) jest prowadzony przez nas – nie angażujemy w pracę niepotrzebnych pośredników.
Kupując nasze okulary klient płaci ich jakość, staranność wykonania i wysokiej klasy soczewki korekcyjne.
Pracujemy bazując na określonej estetyce, która wyznawana oraz tworzona jest przez wszystkich członków naszego zespołu. Przekłada się to bezpośrednio na każdy element naszej pracy.
Kultura naszej pracy bazuje przede wszystkim na wszechstronnym i wielopoziomowym szacunku, który jest obecny zarówno w stosunku klientów, jak i innych członków zespołu. Najważniejsze elementy naszej kultury to:
OTWARTOŚĆ I SZCZEROŚĆ
W przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów mówimy o tym szczerze tak, aby zbudować, jak najlepszy obraz powstałej sytuacji oraz dążyć do rozwiązania.
PRACA ZESPOŁOWA
W proces powstawania okularów zaangażowanych jest wielu członków zespołu. Dlatego też bardzo ważne jest to, aby doceniać zaangażowanie każdego z nich, oferować swoją pomoc a w razie potrzeby — prosić o pomoc i wspólnie pracować nad osiąganiem celów.
REPREZENTACJA I POSZANOWANIE WARTOŚCI I MISJI MARKI
Każda forma kontaktu z klientami jest jednocześnie reprezentacją marki Gloomy Sunday, co łączy się z potrzebą zachowania odpowiednich procedur oraz stylistyki. Łączy się to bezpośrednio z: ubiorem (wybór stonowanych barw oraz schludnych krojów), zachowaniem wobec klientów (kulturalnej, cierpliwej oraz profesjonalnej rozmowy, prowadzonej na równym poziomie) oraz wysokim poziomem kultury osobistej.
PROFESJONALIZM
Na wszelkie pytania odpowiadamy w sposób wyczerpujący bazując na posiadanej wiedzy i faktach. W przypadku braku informacji informujemy o potrzebie konsultacji z pozostałymi członkami zespołu i nie przekazujemy informacji nieprawdziwych lub niepotwierdzonych.
ROZWÓJ
Dbamy o to, aby nasza wiedza i umiejętności były aktualne. W przypadku pojawienia się jakichkolwiek potrzeb w tym zakresie — informujemy o tym odpowiednich członków zespołu.
PODSTAWOWE NARZĘDZIA SŁUŻĄCE DO KOMUNIKACJI, KONTAKTU ORAZ UZYSKIWANIA INFORMACJI
Narzędzia pracy
Opisane poniżej narzędzia są niezwykle istotne jako pomoce w codziennej pracy. Pomagają w jej usprawnieniu oraz poprawieniu szybkości przepływu informacji wewnątrz zespołu.
Intra to strona, na której znajdują się wszystkie informacje dotyczące marki, produktów i usług, procedur oraz sposobu działania w przypadku konkretnych sytuacji.
System ten ma charakter typowo wewnętrzny — informacje, które się w nim znajdują są przeznaczone jedynie dla zespołu Gloomy Sunday.
Dostęp odbywa się za pomocą loginu, zbudowanego na zasadzie [pierwsza litera imienia].[nazwisko], czyli na przykład w przypadku Jana Nowaka jest to j.nowak. Polskie znaki są ignorowane podczas budowania nazwy użytkownika. Hasło uzyskiwane jest za pomocą zresetowania dotychczasowego hasła (poprzez kliknięcie przycisku Nie pamiętasz hasła? na stronie logowania oraz postępowanie zgodnie z instrukcjami).
Slack to narzędzie, które służy do komunikacji ze wszystkimi członkami zespołu. Działa on na zasadzie kanałów oraz wiadomości prywatnych.
Kanały posiadają konkretne przeznaczenie, które jest szczegółowo opisane w tytule lub celu danego kanału.
Slack oferuje możliwość ustawienia zaawansowanych opcji powiadomień oraz między innymi daje możliwość wyłączenia powiadomień podczas nieobecności w pracy (co jest bardzo istotne i pozwala na zachowanie odpowiedniego balansu pracy i życia prywatnego).
Aplikacja dostępna jest również dla urządzeń mobilnych z systemami iOS i Android.
Adres przestrzeni Slacka przeznaczonej dla naszego zespołu to gloomysunday.slack.com
Ustalanie dostępności, grafiku oraz rejestracja zmian (obecności) odbywa się za pomocą systemu Kadromierz.
Dane logowania do systemu to adres e-mail używany w intra (czyli tutaj) oraz własne hasło (przed pierwszym logowaniem należy zresetować hasło z poziomu systemu Kadromierz).
- Aplikacja internetowa: app.kadromierz.pl
- Aplikacja iOS: Kadromierz iOS
- Aplikacja Android: Kadromierz Android
Instrukcje:
Komputer znajdujący się w lokalizacji posiada klienta pocztowego, w którym skonfigurowany jest e-mail przeznaczony dla danej lokalizacji.
Konto e-mail przeznaczone jest do drugorzędnej komunikacji z zespołem (poza pierwszorzędnym narzędziem, którym jest Slack) oraz bezpośredniego kontaktu z klientami. Informacje dotyczące sposobu formowania wiadomości do klientów można znaleźć tutaj.
Formularze przeznaczone są do przekazywania konkretnych informacji:
Arkusze zawierają informacje, które mogą podlegać zmianom. Aktualnie używane arkusze to:
- dostępność modeli: arkusz zawierający szczegółowe informacje dotyczące dostępności oraz zmian w dostępnościach poszczególnych modeli, oraz ich kolorów.
- możliwości produkcyjne: arkusz zawierający możliwe kombinacje opcji dodatkowych oraz innych parametrów.
Kontrolka to narzędzie, które służy do odnotowywania obowiązków oraz stanu kasy. Dostępna jest tutaj.
Panel służy do obsługi zamówień, rezerwacji badań itp. Szczegółowe informacje na jego temat można znaleźć tutaj.
SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE NASZYCH OKULARÓW ORAZ OFEROWANYCH PRZEZ NAS USŁUG
Nasze okulary
W tym dziale znajdują się szczegółowe informacje dotyczące produktów oraz usług, które oferujemy naszym klientom.
INFORMACJE DOTYCZĄCE WAD WZROKU, KTÓRE MOŻEMY KORYGOWAĆ ZA POMOCĄ OKULARÓW
Rodzaje wad wzroku i ich korekcja
Za pomocą okularów korekcyjnych możemy korygować trzy podstawowe wady wzorku — krótkowzroczność, dalekowzroczność i astygmatyzm. Poniżej przeczytasz jakie są efekty tych wad i w jak możemy sobie z nimi radzić. UWAGA! Informacje te służą jedynie poszerzeniu i rozbudowaniu naszej wiedzy, nie są to wiadomości, które przekazujemy klientom — tym w pełnym zakresie zajmują się specjaliści, czyli optometryści i okuliści.
INFORMACJE DOTYCZĄCE SPOSOBÓW, W JAKIE MOŻEMY UZYSKAĆ MOCE KOREKCJI NIEZBĘDNE DO PRZYJĘCIA ZAMÓWIENIA
Uzyskiwanie mocy
Aby wykonać kompletne okulary korekcyjne niezbędne jest uzyskanie wartości mocy korekcji. Takie wartości możemy uzyskać na kilka sposobów. Ważne jest to, aby znać różnice pomiędzy źródłami i móc wskazać ich mocne i słabe strony.
Odczytywane mocy z recepty, zapewnionej przez klienta jest jednym z podstawowych źródeł uzyskiwania mocy wykorzystywanych do wykonania nowych okularów.
Wszystkie informacje dotyczące przeprowadzania odczytu można znaleźć tutaj.
Kolejnym kluczowym źródłem wartości mocy używanych do wykonania okularów jest badanie wzroku u specjalisty Gloomy Sunday.
Ogólnie rzecz biorąc badania wzroku mogą być wykonywane przez dwa rodzaje specjalistów: okulistów lub optometrystów. Są to w zasadzie jedyni specjaliści, którzy w prawidłowy sposób dobiorą odpowiednią korekcję. Jaka jest pomiędzy nimi różnica? W przypadku okulisty dobór korekcji jest jednym z pobocznych zadań – przede wszystkim zajmuje się on diagnozą oraz leczeniem różnego rodzaju schorzeń. Podczas wizyty u okulisty zbada on również dno oka, sprawdzi jego ciśnienie, dzięki czemu zdiagnozuje możliwe choroby. Optometrysta (optometra) zajmuje się głównie badaniem ostrości wzroku i dobieraniem odpowiedniej korekcji – znajomość licznych procedur sprawi, że badanie będzie bardzo dokładne, szybkie i rzeczowe.
Aktualnie badania wzroku w Gloomy Sunday wykonywane są jedynie przez optometrystów, którzy są najlepszymi specjalistami w przypadku doboru odpowiedniej korekcji. Badanie wykonywane jest pod kątem korekcji okularowej i nie zobowiązuje do zakupu okularów. Badanie przeznaczone jest dla osób powyżej 16 roku życia.
Nie przeprowadzamy badań służących doborowi soczewek kontaktowych!
Odczytanie mocy z poprzednich okularów wykonujemy za pomocą dioptromierza.
Jeśli w momencie składania zlecenia na okulary klient nie posiada recepty (a posiada ją w domu lub w najbliższym czasie uzyska ją u innego specjalisty) możemy przyjąć zamówienie wstępne. Zamówienie wstępne polega na umieszczeniu na druku zlecenia wszystkich informacji (łącznie z rozstawem źrenic) z wyłączeniem wartości korekcji. Takie zamówienie nie jest wprowadzane do systemu!
Klient otrzymuje wizytówkę z adresem (gloomysunday.pl/recepta), za pomocą którego dośle informacje o mocach.
Zamówienie jest wprowadzane do systemu dopiero po uzyskaniu wartości od klienta. Przyjmowanie zamówienia wstępnego nie jest wymagane w przypadku badania u naszego specjalisty.
W przypadku przyjęcia zamówienia wstępnego pomiar rozstawu źrenic jest obowiązkowy!
Okulary korekcyjne mogą być wykonane na podstawie słownej informacji od klienta, który przekazuje nam szczegóły dotyczące swojej korekcji. W przypadku wątpliwości (na przykład dotyczących znaku mocy) najlepszym rozwiązaniem jest polecenie wykonania badania u naszego specjalisty.
Okulary korekcyjne nie powinny być wykonywane jedynie na podstawie „badania komputerowego”.
Badanie komputerowe jest jednym z elementów badania wzroku. Jako jedna z jego części pomaga specjaliście w określeniu „kierunku” mocy oraz jej wartości. Dzięki temu badanie wzroku może zostać przeprowadzone w sposób sprawny i komfortowy dla osoby badanej. Badanie wstępne jest jednak badaniem obiektywnym o charakterze statystycznym co oznacza, że nie nie jest informacją kompletną, ponieważ nie jest w żadnej sposób dostosowane do indywidualnej charakterystyki osoby badanej.
Dopełnieniem badania komputerowego jest badanie subiektywne, podczas którego specjalista, korzystając z odpowiednich procedur daje pacjentowi możliwość odczytywania informacji z tablicy w szkłach założonych w oprawie próbnej. Dopiero po zakończeniu takiego badania jesteśmy w stanie uzyskać rzeczywiste informacje o mocach.
Wyniki badania komputerowego mogą zostać użyte jako podstawa do wykonania okularów jedynie na życzenie klienta.
Szczegółowe informacje dotyczące tego, jak rozpoznać i odróżnić badanie komputerowe od innych źródeł wartości znajdują się tutaj.
Wartości korekcji w przypadku soczewek kontaktowych oraz okularów korekcyjnych są różne. Wynika to z faktu, iż soczewka kontaktowa znajduje się bezpośrednio na oku a soczewka okularowa w pewnej odległości, która nazywana jest parametrem vertex (odległość soczewki okularowej od rogówki oka). Podsumowując, nie możemy zapewnić, że okulary wykonane na podstawie mocy przeznaczonych do soczewek kontaktowych będą w odpowiedni sposób korygowały wzrok. Ostateczna decyzja w tej kwestii zależy od klienta.
Wartości mocy dla soczewek kontaktowych mogą zostać użyte jako podstawa do wykonania okularów jedynie na życzenie klienta.
ROZSZERZONE INFROMACJE DOTYCZĄCE BADANIA WZROKU
Badanie wzroku
Badanie wzroku wykonywane przez naszego specjalistę (optometrystę) jest jednym z najlepszych źródeł uzyskania mocy. W tym dziale znajdziesz szczegółowe informacje dotyczące tego, w jaki sposób przeprowadzić naszego klienta przez taki proces.
Badania wzroku mogą być wykonywane przez dwa rodzaje specjalistów: okulistę lub optometrystę. Są to w zasadzie jedyni specjaliści, którzy w prawidłowy sposób dobiorą odpowiednią korekcję. Jaka jest pomiędzy nimi różnica? W przypadku okulisty dobór korekcji jest jednym z pobocznych zadań – przede wszystkim zajmuje się on diagnozą oraz leczeniem różnego rodzaju schorzeń. Podczas wizyty u okulisty zbada on również dno oka, sprawdzi jego ciśnienie, dzięki czemu zdiagnozuje możliwe choroby. Optometrysta (optometra) zajmuje się głównie badaniem ostrości wzroku i dobieraniem odpowiedniej korekcji – znajomość licznych procedur sprawi, że badanie będzie bardzo dokładne, szybkie i rzeczowe.
Badania wzroku w Gloomy Sunday wykonywane są przez optometrystów, którzy są najlepszymi specjalistami w przypadku doboru odpowiedniej korekcji. Badanie wykonywane jest pod kątem korekcji okularowej i nie zobowiązuje do zakupu okularów. Badanie przeznaczone jest dla osób powyżej 16 roku życia.
Nie przeprowadzamy badań służących doborowi soczewek kontaktowych!
Zapisanie na badanie może odbyć się na trzy sposoby:
- samodzielnie: klient dokonuje rejestracji za pomocą systemu rezerwacji.
- telefonicznie: klient kontaktuje się telefonicznie i rezerwuje badanie.
- osobiście w lokalizacji: dokonujemy rezerwacji w lokalizacji w obecności klienta.
W ostatnich dwóch przypadkach rezerwacja jest złożona za naszym pośrednictwem. Aby jej dokonać musimy:
- poinformować klienta, że badanie wzroku jest wykonywane przez optometrystę pod kątem korekcji okularowej,
- poinformować klienta o koszcie badania,
- przejść (w oknie incognito) do systemu rezerwacji: gloomysunday.pl/badanie – w przypadku klienta angielskojęzycznego dokonujemy rezerwacji w angielskiej wersji językowej systemu: gloomysunday.pl/eye-exam,
- uzupełnić wymagane pola i zatwierdzić formularz.
Klient otrzyma potwierdzenie rezerwacji badania wzroku zarówno na adres e-mail, jak i wiadomość tekstową z potwierdzeniem oraz przypomnieniem jeden dzień przed zarezerwowanym terminem. W przypadku chęci anulowania badania, klient może skorzystać adresu znajdującego się w wiadomości e-mail.
Bardzo często badanie wzroku, jest pierwszą stycznością klienta zarówno z nami, jak i samą marką GLOOMY SUNDAY. Dlatego też warto w odpowiedni sposób przeprowadzić go przez ten proces:
- po pojawieniu się klienta i uzyskaniu informacji, że jest umówiony na badanie, prosimy o nazwisko i sprawdzamy dane wizyty w wewnętrznym systemie rezerwacyjnym.
- po potwierdzeniu informacji dotyczących badania zwracamy uwagę na to, czy klient ma na sobie okulary. Jeśli nie ma ich na sobie pytamy, czy jakieś aktualnie posiada lub użytkuje. Jeśli tak — sprawdzamy moce tych okularów i umieszczamy informacje o wartościach na odpowiednim druku, który przekazujemy klientowi. Taki druk pomoże specjaliście w określeniu, jaka korekcja jest stosowana aktualnie.
- jeśli w gabinecie nie ma aktualnie pacjenta zapraszamy klienta do wykonania badania wskazując gabinet
- po wykonanym badaniu nawiązujemy kontakt z pacjentem i przechodzimy do standardowych etapów procesu sprzedaży.
Do specjalisty zwracamy się w obecności klientów jedynie w sposób formalny, używając określeń Pani / Pan.
SZCZEGÓŁOWE INFORMACJE DOTYCZĄCE DOBORU OKULARÓW I PRZYJMOWANIA ZLECENIA
Proces sprzedaży
Dobór okularów i przyjmowanie zlecenia na okulary korekcyjne jest jednym z podstawowych elementów naszej pracy. Proces ten składa się z kilku etapów, które zostały przedstawione poniżej.
INFORMACJE DOTYCZĄCE SPRZEDAŻY OKULARÓW PRZECIWSŁONECZNYCH ORAZ AKCESORII
Sprzedaż lokalna
W tym dziale znajdują się szczegółowe informacje dotyczące sprzedaży lokalnej, czyli takiej, która następuje na miejscu i nie jest wykonywana na podstawie zlecenia. Produkty, zakupione lokalnie nie podlegają zwrotowi.
Poniżej przedstawione są etapy sprzedaży okularów przeciwsłonecznych „na miejscu”, które następują po dokonaniu wyboru przez klienta:
- prostujemy oraz czyścimy okulary. Co więcej, sprawdzamy, czy nie posiadają uszkodzeń. Jeśli są na nich widoczne jakiekolwiek uszkodzenia przekazujemy taką informację klientowi i proponujemy wykonanie ich na zamówienie (standardowe zlecenie). Jeśli okulary są w prawidłowym stanie przechodzimy dalej.
- dopasowujemy okulary przeciwsłoneczne zgodnie ze standardową procedurą.
- pakujemy okulary wraz ze wszystkimi niezbędnymi elementami.
- przyjmujemy płatność i przygotowujemy dowód sprzedaży. W przypadku chęci uzyskania faktury wykonujemy zdjęcie paragonu (który oddajemy klientowi) i wraz z danymi do faktury (oraz adresem e-mail) przekazujemy do pracowni. Faktura zostanie przesłana do klienta za pomocą wiadomości e-mail. Szczegółowe informacje dotyczące faktur można znaleźć tutaj.
- przekazujemy klientowi okulary informując o dostępnej gwarancji, serwisie oraz możliwości powrotu do nas w celu dalszego wymodelowania.
- informujemy o sprzedaży okularów przeciwsłonecznych za pomocą formularza.
Jeśli klient przekaże nam pustą buteleczkę po zużytym płynie — bezpłatnie przekazujemy mu kompletny, nowy zestaw pielęgnacyjny.
Standardowa cena zestawu pielęgnacyjnego to 35zł
INFORMACJE DOTYCZĄCE MODELOWANIA OKULARÓW
Modelowanie
Modelowaniem okularów nazywamy wszystkie czynności związane ze zmianą ich kształtu lub zmianą ułożenia ich elementów. W tym dziale znajdują się informacje dotyczące technik modelowania, których można użyć w celu wyprostowania lub dopasowania okularów.
INFORMACJE DOTYCZĄCE POSPRZEDAŻOWYCH
Serwis
Obsługa działań serwisowych obejmuje kwestie takie jak reklamacje, zwroty, zlecenia napraw czy realizację ubezpieczeń. W tym dziale znajdują się wszystkie informacje dotyczące tych spraw.
POZOSTAŁE INFORMACJE
Dodatkowe informacje
Informacje dotyczące dodatkowych kwestii nie poruszonych w poprzedzających działach.